Blog Agentur Projektmanagement: Crash-Kurs

August 2022

Projektmanagement: Crash-Kurs

Methoden im Überblick

Lesezeit: 5 Minuten

Mehrere Personen planen ein Projekt auf einem Tisch

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist ein wichtiger Bestandteil bei Weder & Noch. An jedem unserer Standorte arbeiten mehrere Projektmanager:innen zusammen, um qualitative Projektergebnisse zu erzielen. Aber – was ist Projektmanagement eigentlich?

Kurz gesagt: Projektmanagement beinhaltet die Planung und Organisation verschiedener Arbeitsabläufe, die für das jeweilige Projekt notwendig sind. Der / die Projektmanager:in hat die Aufgabe, die Strategie (Planung) mit den Tätigkeiten (Ausführung) zu verknüpfen, um so ein Projekt wirtschaftlich rentabel und erfolgreich abschließen zu können. Zusammen mit den Auftraggeber:innen werden die Ziele und einzelnen Schritte des Projektes geplant. Anschließend erfolgt die Ausführung. Hier entsteht das Zusammenspiel aus Ressourcen (Manpower, Technik, Materialien…) und Einschränkungen (Kosten, Zeit und Umfang). Es ist es die Aufgabe des Projektmanagements, effektiv zu planen und diesem Plan schließlich den Abhängigkeiten und Prioritäten entsprechend zu folgen.

Projektmanagement in fünf Phasen – für Dummies:

  1. Projektinitiierung
    Die Initiierungsphase dient der Projektvorbereitung. Hier werden die Ziele und Wünsche des / der Kund:in definiert sowie das Projekt im internen Projektmanagement-Tool angelegt und aufbereitet.
  2. Projektplanung
    In der Projektplanung wird der Projektplan erstellt. Hierbei wird das Projekt in einzelne Aufgaben gegliedert, sodass notwendige Ressourcen geblockt werden können. Dies erleichtert die Kommunikation mit dem/der Auftraggeber:in und Teammitgliedern. Die einzelnen Projektphasen werden aufgeschlüsselt und Zwischenziele, wie Abstimmungs- und Feedbackrunden, festgelegt. Zudem können Milestones vordefiniert werden.
  3. Projektausführung
    Mit dem Kick-off und Briefing-Terminen erfolgt dann die Projektausführung. Hierbei werden die einzelnen Aufgaben und Ressourcen den Projektmitgliedern zugeordnet und das Projektteam mit Informationen und Wünschen des/der Auftraggebers/ Auftraggeberin gebrieft.
  4. Projektüberwachung und -kontrolle
    Die vierte Phase eines Projektes überschneidet sich mit der Projektausführung. Der/ die Projektmanager:in überwacht das Projekt kontinuierlich und koordiniert einzelne Projektteams. Des Weiteren übernimmt er/sie die Kommunikation mit dem/der Auftraggeber:in und ist in Sachen Projektstand immer up-to-date.
  5. Projektabschluss
    Nach der Fertigstellung der einzelnen Arbeitsaufgaben innerhalb des Projektes erfolgt der Projektabschluss. Um wichtige Learnings aus dem Projekt zu ziehen, wird nun mit dem gesamten Projektteam evaluiert: Was ist gut gelaufen? Was könnte besser laufen?

Good to know: Unterscheidungen im Projektmanagement

Klassisches Projektmanagement

Hier wird nach einer vordefinierten und meist standardisierten Reihenfolge gearbeitet. Der Projektablauf findet immer linear statt und die einzelnen Projektphasen erfolgen nacheinander. Um Anpassungen am Projektplan zu vermeiden, werden Abweichungen an ebendiesem möglichst vermieden. Durch die detailliert festgehaltenen Projektanforderungen ist der Projektplan sehr übersichtlich und leicht verständlich. Durch die Abstimmungen und die genaue Projektplanung ist keine ständige Kommunikation zum/zur Auftraggeber:in notwendig.

Modelle im Klassischen Projektmanagement

Wasserfallmodell

Das Wasserfallmodell wird als linear bezeichnet, da es einem fest definierten, wasserfallähnlichen Ablauf folgt. Es eignet sich besonders gut für Projekte, in denen die Anforderungen konstant sind und kaum Änderungen erwartet werden.

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V-Modell

Das V-Modell untergliedert den Prozess der Software-Entwicklung in fest definierte Phasen. Im Vergleich zum Wasserfallmodell wird es durch Testphasen ergänzt, die den Entwicklungsphasen gegenübergestellt werden. Benutzt wird dieses Modell, wenn Systeme oder Produkte entwickelt werden, die sich hierarchisch in Untereinheiten und Komponenten gliedern lassen.

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Agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement gilt als dynamischer und flexibler als die klassische Variante. Bei sich ändernden Anforderungen sind jederzeit Anpassungen im Projektablauf möglich. Die Arbeit erfolgt daher in kurzen Zyklen, welche in engen, fest definierten Zeitfenstern erfolgen. Meist sind dabei der Zeitrahmen und der Aufwand festgelegt, der Umfang jedoch variabel. Der Prozess kann fortlaufend verbessert werden und die einzelnen Phasen sind sehr transparent. Durch das schrittweise Vorgehen und den regelmäßigen Zwischenergebnissen ist es nicht notwendig, die Projektbeteiligten bei Projektstart komplett zu briefen. Das vereinfacht die Projektplanung und Änderungen können jederzeit schnell umgesetzt werden.

Modelle im agilen Projektmanagement

Scrum

Scrum zählt zu den beliebtesten agilen Ansätzen im Projektmanagement. Er gilt allgemein als ein Framework für agiles Vorgehen, bestehend aus Scrum-Teams und ihren Rollen, Ereignissen, Artefakten und Regeln. Ein Scrum-Projekt verläuft in festen Zeitabschnitten, den sog. Sprints.

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Kanban

Kanban ist vermutlich bereits aus der Ablaufsteuerung der Produktion von Toyota bekannt – kann aber durch Ergänzungen auch als eine Projektmanagement-Methodik umgewandelt werden. Kanban steht für die Optimierung des Aufgabenflusses und der Visualisierung der Arbeit. In diesem Modell werden die Prozessschritte in Form von Spalten abgebildet, in denen einzelne Aufgaben hinterlegt werden. Die Idee ist es hier, nur eine gewisse Anzahl von Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Das Augenmerk liegt auf den Ergebnissen.

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Hybride Konzepte

Um aus den Vorteilen beider Projektmanagement Varianten zu profitieren, lassen sich beide ganz einfach zu einem hybriden Konzept kombinieren. Das bedeutet, auf der operativen Ebene greift man meist auf das agile Projektmanagement zurück, wobei das klassische Pendant auf der Entscheidungsebene angewendet wird. Ziel ist es, den daraus resultierenden Synergieeffekt zu nutzen.

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Projektmanagement der Zukunft

So wie in vielen Unternehmensbereichen wird auch im immer komplexeren Projektumfeld das Ressourcenmanagement stetig anspruchsvoller. Es ist schwer, qualifiziertes Personal für komplexe Projekte zu finden. Rund die Hälfte aller Unternehmen bemängeln das Ressourcenmanagement hinsichtlich des akuten Personalmangels. Um diesem Trend entgegenzuwirken sind besonders Social und Soft Skills für Projektmanager:innen entscheidend.

Außerdem wichtig: die Förderung der Kreativität, eine offene Fehlerkultur und die Sicherstellung von Werten wie Vertrauen und Ehrlichkeit im Team. Dadurch können sich Stress und Unsicherheiten reduzieren, was sich wiederum positiv auf die Evaluierung der Projekte auswirkt. Mehr Projektmanagement Trends finden Sie in unserem Blog „Projektmanagement: Trends 2022

Schwarz Weiß Portrait Franziska Wimmer

Hey,

mein Name ist Fanny und ich bin bei Weder & Noch im Bereich Project Management tätig. Ich freue mich über Feedback oder Ihre Kontaktaufnahme. Wenn Sie mehr über uns als Agentur erfahren wollen, werfen Sie doch einen Blick auf unsere Seite.