Gute Events brauchen ein gutes Eventmanagement
Ob mit oder ohne Blitzlicht, rotem oder grünem Teppich, Spotlights oder Stroboskop – Hauptsache Endorphine und Adrenalin – endlich wieder Events! Wir lieben die kleinen und großen Fluchten aus dem Alltag, wenn Menschen aufeinandertreffen um sich auszutauschen, etwas zu feiern oder fasziniert in großer Runde Neues zu entdecken. WIR – damit ist nicht nur Weder & Noch gemeint. Damit meinen wir den Großteil der Bevölkerung, der gerne direkt und außerhalb der bekannten vier Wände unterhalten werden will und das in jeglicher Form.
Wer darüber nachdenkt ein Event zu veranstalten, hat mit Sicherheit das Ziel für die eigenen Gäste unvergleichliche Momente zu erschaffen, die lange in Erinnerung bleiben! Klingt erst einmal einfach, aber manchmal fehlt die zündende Idee oder die erste Euphorie verfliegt, wenn man überschlägt, was es alles zu organisieren gilt. Hier gilt das Credo – nicht den Kopf in den Sand stecken! Ein durchdachtes Eventmanagement ist die Lösung.
Schritt 1 – ein Grobkonzept definieren
Den Startschuss bildet das Definieren der Rahmenbedingungen: Wer ist meine Zielgruppe? Wieviel Budget steht zur Verfügung bzw. wie viel möchte ich investieren? Soll sich das Event refinanzieren oder ist es ein Invest? Welche Eventgröße schwebt mir vor? Was soll an dem Tag/den Tagen passieren? Soweit zu allen Punkten eine Antwort notiert? Dann kann es weiter gehen.
Schritt 2 – mit Datum, Ort und Dienstleistern wird das Eventmanagement konkreter
Ein mögliches Datum und ein möglicher Ort wird in diesem Schritt definiert. Welche passenden Locations (hinsichtlich Größe, Preis, Ort, Infrastruktur/Anforderungen, Erreichbarkeit) sind zu welchem Zeitpunkt verfügbar? Hierbei ist es auch wichtig zu erfragen, was alles in der Locationmiete enthalten ist und welche Zusatzleistungen noch dazu gebucht werden müssen.
Kleiner Tipp, es ist absolut üblich, sich für einen kurzen Zeitraum eine sog. „Option“ für das Event geben zu lassen. Erst mit einer Reservierung geht man Verbindlichkeiten ein. Allerdings ist Ihnen mit Sicherheit jede Eventlocation dankbar, wenn Sie sich die Zeit nehmen die Option abzusagen, sobald die Entscheidung gefallen ist, dass Sie sich für eine andere Örtlichkeit entschieden haben.
Sobald Sie sich einen Überblick über die Möglichkeiten innerhalb der Locations gemacht haben, geht es darum die möglicherweise benötigten Bühnen-Acts, Dienstleister und Tools zu recherchieren und mit ins Boot zu holen. Bühnen-Acts ist der Überbegriff für Vortragende, Künstler, Moderatoren, etc. Dienstleister sind je nach Art und Eventgröße – Caterer, Technik, Sicherheitspersonal, Reinigungspersonal, Gästemanagement, Ausstatter, Shuttle-Services, Hotels, Werbende und viele mehr. Mit Tools sind VVK-Portale, Buchungsportale, Einladungsmanagement-Lösungen und auch Newsletter für die Gäste gemeint. Auch hier der Hinweis zu der Möglichkeit der Optionierung und der freundlichen Absage insofern es zu keiner Zusammenarbeit kommt.
Spätestens in diesem Schritt ist es wichtig, dass Sie peux à peux eine detaillierte Kostenaufstellung für das Event anfertigen. So haben Sie die Kosten jederzeit im Blick. Ebenfalls gilt es hier zu Bedenken – welche Kosten fallen ggf. sofort und welche Kosten erst im Nachgang an. Gleiches gilt für möglichen Einnahmen.
Schritt 3 – Veröffentlichung und das Gesehen werden
Achtung: Jetzt wird es konkret und bürokratisch! Alle Kosten sind auf dem Tisch und innerhalb des Budgets – die Veranstaltung kann bei allen Beteiligten bestätigt werden und die Verträge werden unterzeichnet. Natürlich können Sie Ihr Event auch schon veröffentlichen, sobald die Location fix gebucht ist – das ist nicht unüblich. Spätestens wenn alle Verträge unterzeichnet sind, steht der Veröffentlichung des Events aber nichts mehr im Weg.
Sie sind bereit für „Schritt 4“ beim Eventmangement?
Hier wird’s individuell und jeder folgende Step richtet sich je nachdem, welche Art von Event Sie planen. Ein Kongress hat ein anderes Einladungs- und Gästemanagement als ein Konzert oder als ein Stadtfest. Auch die Art und der Umfang der Werbung variiert je nach Event und Budget stark. Viel hilft viel muss dahingehend nicht immer der Wahrheit entsprechen, ist aber vor allem bei kommerziellen Events ein gutes Motto.
Fazit: Eventmanagement
Ihnen fehlen die Ressourcen oder das Know-how ein erfolgreiches Event zu planen und durchzuführen? Dann sind wir für Sie da, kontaktieren Sie uns gern. Gemeinsam haben wir bereits über 1.500 Events aller Art organisiert (ok, alle bis auf Messen). Aber den Rest können wir und lieben wir.
