Blog Agentur Digitalisierung in der Gastronomie

Juli 2021

Digitalisierung in der Gastronomie

Mit digitalen Systemen das Geschäftsmodell optimieren

Lesezeit: 4 Minuten

Gastronomie - Strizzi Restaurant Bar

Mit digitalen Systemen die Gastronomie optimieren

Wir von Weder & Noch waren der Gastronomie schon immer nahe. Wir betreuen als Agenturkunden viele Gastronomen und sind ganz generell dem Genuss von exquisiten Speisen, Weinen, Cocktails u.v.m. natürlich nicht abgeneigt. Deshalb fühlte ich mich mit meinen 10 Jahren Berufserfahrung in der Gastronomie sehr schnell im Team wohl.

Spätestens seit Weder & Noch die Konzeptentwicklung des Restaurant STRIZZI in Burghausen von der Unterschrift auf dem Vertrag bis hin zur Eröffnung und darüber hinaus begleitet, bin ich wieder zurück in meiner alten Branche; ja aus uns sind echte Gastronomen geworden!

Allerdings bin ich jetzt nicht direkt ausführend am Gast, sondern in der Konzeptionierung, Planung und Verwaltung eingebunden – also in einer viel stärker administrativ geprägten Rolle. Schnell wurde mir von diesem anderen Blickwinkel aus bewusst, dass ein forderndes Tagesgeschäft und häufig knappe und wechselnde personelle Ressourcen dieses auch nicht einfacher machen.

Folglich haben wir Wege und Lösungen gesucht, die Erleichterung bieten. Schnell fiel der Groschen, dass (heutzutage fast schon selbstverständlich) digitale Systeme für Bestell- und Bezahlprozesse aber auch allgemeine Verwaltungssysteme im Backoffice unser Leben erheblich erleichtern werden. Hierzu bedarf es einer gründlichen Planung, das Wissen wohin man möchte und Schulungen für die Mitarbeiter.

Die Frage, die sich somit jeder stellt, ist: Wie setze ich den Prozess der Digitalisierung um?

Viele Gastronomen wollen interne Prozesse effizienter gestalten, um dadurch Kosten zu senken und ein besseres Kundenerlebnis zu gewährleisten. Neue Technologien, Plattformen und Softwaredienste für gastronomische Einrichtungen versprechen hier die gewünschten Verbesserungen. Doch damit ein Digitalisierungsprozess auch wirklich erfolgreich ist, gilt es sich grundlegend einige Fragen zu stellen:

  1. Erleichtert das System die tägliche Arbeit und optimiert es die Abläufe?
  2. Wie kann ich meine Systeme untereinander kommunizieren lassen, um meinen Arbeitsaufwand zu reduzieren?
  3. Ist der Kosten-Nutzen-Faktor in einer Langzeitbeobachtung gewährleistet?
  4. Wie hoch ist die zu erwartende Akzeptanz des digitalen Angebots unter Mitarbeitern und Gästen?
Gastronomie - Mann in Restaurant mit Notizbuch und Laptop

Wie haben wir es umgesetzt?

Ist es logisch, dass ein Küchenchef 2x die Woche ins Lager schauen muss, um zu wissen, welche Produkte dort lagern? Wir haben für uns diese Frage mit einem klaren Nein beantwortet. Nach langer Recherche für das richtige Warenwirtschaftssystem sind wir zu dem Entschluss gekommen, dass es das richtige System für uns noch nicht gibt.

Somit stellte sich die nächste Frage: woher nehmen, wenn nicht stehlen? Richtig, selbst machen! Folglich wurde für das STRIZZI in Burghausen ein eigenes Warenwirtschaftssystem mit Schnittstelle zum Kassensystem entwickelt und programmiert. Im Rechercheprozess hatten wir Frage Nr. 2 also auch schon beantwortet und gleichzeitig das Resümee gezogen, dass die Recherchephase eventuell langwierig und anstrengend sein kann, sich aber lohnt, sobald man die richtige Lösung gefunden hat.

Frage Nummer 3 und 4 waren leicht zu beantworten. Wenn unser Küchenchef in der Küche steht, ist er produktiver als in einem Kühlhaus und bei einer entsprechenden Umsetzung mit Schulung, ist das System für die Mitarbeiter auch eine klare Arbeitsentlastung – und damit auch für die Gäste von Vorteil. Folglich kann die Recherchephase erst beginnen, wenn die Anforderungen detailliert durchgedacht und niedergeschrieben sind.

Die Integration des richtigen Systems in der Gastronomie

Nach Recherche und Findung der gewünschten Systeme gilt es noch zu entscheiden, wie das neue System integriert werden soll. Hierfür gibt es prinzipiell 2 Optionen:

  1. Sofortumsetzung
  • Vorteil: kurze Ausfalldauer des bestehenden Systems
  • Nachteil: möglicher Totalausfall durch technische Komplikationen des neuen Systems; umfassende Planung, Schulungen im Vorfeld sowie umfangreiche Tests vor Live-Start sind für reibungslose Abläufe daher unabdingbare Vorarbeit
  1. Schritt-für-Schritt
  • Vorteil: vermindert das Risiko eines Totalausfalls des Systems; frühzeitiges Learning-by-Doing
  • Nachteil: längerer Zeitraum der Einführung mit eventuell unzureichenden Zwischenlösungen; eventuell müssen mehrere Systeme parallel genutzt werden

Checkliste: In wenigen Schritten effektiver in der Gastronomie, dank Digitalisierung

  1. Bestimmen Sie alle Einsatzfelder digitaler Systeme als Unterstützung im Tagesgeschäft, Verwaltung etc. und legen Sie fest, welchen konkreten Nutzen der Einsatz eines Tools im Unternehmen bringen soll. Definieren Sie klare Ziele und kommunizieren Sie diese an alle Betroffenen / Mitarbeiter.
  2. Recherchieren Sie welche Softwarelösungen die Ziele langfristig unterstützen können.
  3. Binden Sie das gesamte Team ein und bestimmen Sie am besten einen Change Manager, der für die breite Belegschaft bei Rückfragen verfügbar ist.
  4. Legen Sie ein Budget für die Anschaffung und Implementierung digitaler Systeme fest.
  5. Informieren Sie sich und nutzen Sie eventuelle staatliche Fördermaßnahmen zur Digitalisierung aus.
  6. Erstellen Sie ein Schulungskonzept für alle Mitarbeiter und führen Sie neue Anwendungen erst nach einer Testphase komplett ein.
  7. Gehen Sie als ein gutes Beispiel voran und gewinnen Sie so die Akzeptanz und Unterstützung im Betrieb.
  8. Entscheiden Sie nach sorgfältiger Planung, ob die unmittelbare oder Schritt-für-Schritt-Umstellung für Sie von Vorteil ist.

Noch Fragen?

Und falls nun im digitalen Change-Dschungel Fragen aufgetaucht sind, für die entweder keine Zeit oder noch schlimmer, kein Headspace vorhanden ist – wir sind gerne für Sie da und haben uns mit vielen der Probleme, vor denen Sie eventuell stehen, schon selbst beschäftigt. Wir arbeiten immer lösungsorientiert, also kontaktieren Sie uns gerne.

Clemens Bergbauer Junior Projektmanager Teammitglied Muenchen

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mein Name ist Clemens und ich bin bei Weder & Noch im Bereich Account / Project Management tätig. Ich freue mich über Feedback oder Ihre Kontaktaufnahme. Wenn Sie mehr über uns als Agentur erfahren wollen, werfen Sie doch einen Blick auf unsere Seite.